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【在家工作】疫情下在家工作的5個黃金管理法則

【在家工作】疫情下在家工作的5個黃金管理法則

新型肺炎疫情反復不定,香港政府早前帶頭宣布公務員在家工作,不少私營機構亦首次開展僱員在家工作的工作模式。在家工作在外國已經流行多年,如今因疫情,在家工作在香港成為企業的新潮流,成為新一代的工作模式。

以下Freehunter整合了5個在家工作的員工管理法則,希望能幫助各位僱主、管理層在疫情下,以在家工作模式仍能保持公司運作順暢,甚至能提升僱員工作效率!

 

在家工作3大好處👍🏻

雖然不少僱主會認為在家工作是在疫情下不得已的安排,但根據Global Workplace Analytics研究顯示,現時全球已有多達430萬(佔勞動市場3.2%)的員工起碼有一半的上班時間是在家工作。另外,遙距工作的員工由2005年至今共增長了140%,可見這種新的工作模式在國際間越來越受僱主及僱員青睞。那麼在家工作到底有什麼好處?

 

1. 節省金錢💡

在員工角度而言,在家工作當然可以省下不少生活費,例如交通和外食費用等,但其實僱主也可以透過在家工作節省成本。Global Work Analytics的另一項研究顯示,採取部分時間在家工作的公司每年可節省多於10,000美元的成本,其中包括租金、營運、維修、津貼、辦公室用具、零食費用等等。線上工作搜尋平台FLexjobs透過採用在家工作和遙距工作模式,每年更節省達500萬美元的開支!

 

2. 減少壓力💡

你知道在家工作其實有利於員工心理狀態甚至能夠提升工作效率嗎?不用出門上班除了能夠節省交通費用,還能夠減低員工心理壓力!研究發現,每天單程的通勤時間若多於30分鐘,可令壓力和焦慮指數增加。另外,史丹佛大學的研究顯示,在家工作員工的效率比起辦公室員工高出13%,可見健康心理狀態與工作表現之間的關係。

 

3. 善用時間💡

不少僱主會擔心在家工作員工不夠自律,沒有在辦公時間內專注工作,相比起平日在辦公室起碼能看見員工的一舉一動會較沒有安全感。但其實在家工作可以減少員工的「扮工」時間,因為免去了「沒有在座位上使用電腦就不是在認真工作」的壓力和心態,員工就可以更彈性地分配工作和休息時間,有助提升專注力和工作質素。

 

 

在家工作的挑戰🤔

當然在家工作在執行上也有其困難之處,但是了解當中的挑戰也有助更有效地分配和管理工作,文章下一部分的在家工作黃金管理法則亦會建議相應的解決辦法!

 

1. 員工狀態💡

對於僱主而言,在家工作的最大挑戰相信就是難以掌握員工的工作模式和狀態。以下圖表整合了員工在家工作時面對的困難:

     調查顯示了普遍員工認為在家工作的5個最大困難分別是:1.模糊的上下班時間以致難以在工作以後放鬆、2.強烈的孤獨感或疏離感、3.溝通和合作困難、4.容易在家中分心以及5.容易失去動力。

 

2. 溝通模式💡

另一個在家工作的難處,就是欠缺溝通,更準確來說應該是欠缺有效溝通。那麼怎樣才算是有效溝通?


上圖為心理學教授Dr. Albert Mehrabian著名的7-38-55溝通法則,指出人們在接收資訊和溝通是,有7%的理解是源自說話內容,38%源自聲音和語調然後55%源自身體語言。在家工作欠缺面對面交流,但是欠缺佔最大部分的身體語言,已經難以達至有效溝通,甚至容易產生誤會。

 

 

5個在家工作管理法則🌟

 

1. 打破隔閡👍🏻

在家工作其實是一個很好的時機讓僱主可以更深入了解員工。當然在聘請員工時,僱主對於他們的專長和經驗已經有一定了解,合作更多後也會更熟悉他們的工作模式、優缺點等等。但正如上文所說,在家工作會令僱主難以掌握員工狀態,僱主必須主動關心員工狀況。甚至除了工作以外,應該嘗試了解更多的細節,這樣才能真正了解個別員工無論在生活或工作時所遇到的困難。

當員工感受得到僱主的關心和理解,有助提高他們對公司的歸屬感,從以解決在家工作容易失去動力的問題。如果僱主願意花時間和個別員工分析問題和尋找解決方案,更能有助減少員工壓力並提升工作表現。

當然團隊規模較大的公司進行在家工作時,未必有時間逐一深入了解每位員工並和他們探討問題,但管理階層也可以在工作討論和會議期間加入一些Small Talk(閒聊時間),小小的慰問和關心已經可以令溝通更有溫度,避免員工落入只是不斷接收工作命令、機械式工作導致失去動力的以及感到孤獨、疏離的困境。

 

2. 員工發展👍🏻

在家工作的慣常模式,多是僱主為僱員制定每天或是每星期的To-Do List,然後員工亦會定時匯報自己的工作進度和成果。僱主分配工作然後員工完成任務固然是一向基本的運作模式,但其實除了完成工作,不少員工其實寄望自己能在上班時獲得更多。


以上圖表顯示的是千禧世代員工最重視能在工作上得到的益處,結果顯示他們最希望得到的是1.培訓和發展、2.彈性工作時間以及3.額外獎金。所以即使轉換了工作模式,僱主也盡量不要忽略員工發展和進步的需要。

因此除了制定工作清單外,不妨和員工一同制定一些目標,更可以定期分享有助工作或職涯發展的資訊、文章、影片等等,鼓勵員工除了完成日常工作,不忘不斷學習和進步。

 

3.善用工具👍🏻

既然溝通是在家工作的最大挑戰之一,僱主必須盡可能使用不同工具以促進團隊溝通和合作,以下推介的幾個網站和軟件對於在家工作都能帶來很大幫助:

在家工作推薦工具🛠


Google Meet

說起視像會議,不少人都會想起Zoom,但是過往不同機構使用Zoom的時候都出現網絡安全漏洞的問題。Google Meet則是由Google開發的免費視像服務平台,免費用戶每次會議時間可多達24小時,更能邀請多達100位參與者!另外更能夠結合其他Google服務,例如Google Calendar以方便安排會議時間和發出邀請及提醒。

 


Mural

Mural的概念就像是虛擬版的白板,讓您能夠透過電腦都達到平日在會議室寫畫的效果。這個軟件非常適合一些需要即時共同提出意見或是Brainstorming的會議,更可用於互動成分較高的工作坊。畫腦圖、共同實時編輯文件等功能亦能提升員工於會議過程的參與度。

 

 

Parabol

Parabol是一個會議管理軟件,專門為希望能定期回顧和檢討會議內容的公司而設。這個軟件能夠配合其他常用的工作軟件一同使用,例如時Github、Jira和Slack。除了能在會議期間共同編輯以外,會議過後軟件也會自動生成會議記錄並傳送給參與者!

4. 避免誤會👍🏻

欠缺面對面交流的確會在溝通過程流失部分資訊,在家工作又不肯能夠長時間進行視像會議或通話,變相很多溝通還是依靠文字。為免產生誤會,僱主不妨打破嚴肅、正經的工作氣氛,嘗試在對話間加上Emoji甚至是有趣的Gif(動態圖),一方面能更準確展現語氣和態度,另一方面亦能讓在家工作免於枯燥乏味、有助減低員工壓力以及提高士氣。

5. 建立信任👍🏻

正如文章上一部分指出員工在家工作面對最大的困難是工作後難以放鬆,因為在家工作的工作時間較有彈性,以致有時上下班時間會比較模糊。不少認真工作的僱主會忘了辦公時間,自己仍在工作就繼續向員工傳送訊息或者問題,這樣難免會增加員工壓力。

另外,雖然難以掌握員工狀態是會較沒有安全感,但僱主也需要給予員工足夠的信任。有傳有公司在家工作的措施之一是要求員工3聲之內接電話,這樣難免會令員工精神緊張甚至感到不被尊重。所以還是建議舉行定期的視像會議以了解團隊間的工作進度,如果有員工遇到工作困難僱主可以先嘗試協助,然後盡量相信每位員工再定時檢討,以建立良好的工作關係。

結語🌟

簡單而言,如果僱主能多從員工角度出發去執行在家工作,絕對能有助提升員工的工作效率和表現!撇除疫情的因素,在家工作其實早已在海外流行和試驗了一段時間。趁這個機會掌握好在家工作的運作和管理方法,僱主日後便可以更安心地彈性安排員工上班模式,即使再面對什麼情況,大家都有足夠的經驗和信心應付。加上科技發展早已突破了空間和時間的界限,經此一役,僱主更可考慮聘請遙距員工,即便是海外人才也能夠加入團隊幫助公司發展!

 

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